Caratteristiche del sistema di conservazione digitale anche fatture elettroniche
Nelle caratteristiche del sistema di conservazione, il Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, all’Allegato 1, indica 3 soggetti:
PRODUTTORE: è persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Esso mantiene la titolarità e la proprietà dei documenti depositati. Il Produttore è il responsabile del contenuto del PdV (Pacchetto di Versamento) ed è obbligato a trasmetterlo al servizio di conservazione secondo le modalità operative descritte genericamente nel Manuale di Conservazione, nel Disciplinare tecnico e nella documentazione tecnica di riferimento.
UTENTE: è persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema per la conservazione dei Documenti informatici al fine di fruire delle informazioni di interesse, nei limiti previsti dalla legge. Il Sistema di conservazione produce un Pacchetto di distribuzione direttamente acquisibile dai soggetti autorizzati. In termini OAIS la comunità degli Utenti può essere definita come Comunità di riferimento. Nel ruolo dell’Utente si possono definire solo specifici soggetti abilitati dei Produttori, in particolare gli operatori indicati dal Produttore e riportati nel Disciplinare tecnico, che possono accedere ai documenti, versati dal Produttore stesso, secondo le regole di visibilità e di accesso concordate
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE: il Responsabile della conservazione si trova presso il soggetto produttore che affida le attività della conservazione al Responsabile del servizio della conservazione che opera all’interno del conservatore ed è soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 7, comma 1 delle regole tecniche del Sistema di conservazione. A tal fine, anche in coerenza con OAIS, provvede alla pianificazione strategica, alla ricerca dei finanziamenti, alla revisione periodica dei risultati conseguiti e ad ogni altra attività gestionale mirata a coordinare lo sviluppo del sistema. Egli, inoltre, deve dare definizione e attuazione ai seguenti elementi:
politiche complessive del Sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del Sistema di conservazione;
definizione delle caratteristiche e dei requisiti del Sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente;
corretta erogazione del servizio di conservazione all’ente produttore; alla Gestione delle convenzioni, definizione degli aspetti tecnico-operativi e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi.
Infine egli opera a stretto contatto con i Responsabili di:
a) Sicurezza dei sistemi per la conservazione,
b) funzione di archivistica,
c) trattamento dei dati personali,
d) sviluppo e manutenzione Sistema di conservazione,
e) sistemi informativi.
Imposta di bollo
Il processo di conservazione, per le fatture elettroniche, gli altri documenti a rilevanza tributaria ed i libri sociali, deve essere ultimato entro tre mesi dal termine di presentazione telematica della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto. Il pagamento avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Luogo di conservazione
Non occorre più fare alcuna comunicazione con modello AA7/AA9 – DM 17.06.2014 art.5 co.2, Risoluzione AE n.81/E del 15.09.2015 In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.
Libri sociali
Ai fini civilisti sono rilevanti i seguenti articoli del Codice Civile:
Articolo 2215-bis comma 3: gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
• “almeno una volta all’anno” va intesa come disposizione che permette anche l’adozione di una tempistica minore differente (semestrale, trimestrale o mensile);
• nel caso in cui la tenuta del libro, o altra scrittura, non sia anche definita dalle leggi tributarie, la scadenza entro cui apporre la firma digitale e la marca temporale sarà quella di un anno dall’ultima registrazione.
Articolo 2215-bis comma 5: I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Art.2709 co.1: Efficacia probatoria contro l’imprenditore. I libri e le altre scritture contabili delle imprese soggette a registrazione fanno prova contro l’imprenditore. Tuttavia chi vuol trarne vantaggio non può scinderne il contenuto.
Art.2710 co.1: Efficacia probatoria tra imprenditori. I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa.
Le scritture contabili hanno l’efficacia probatoria che esse avevano quando erano sottoposte alla preventiva bollatura e alla vidimazione annuale.
Articolo 2215-bis comma 6: per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge, o di disposizione tributaria, il termine di cui al comma 3 opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni. Il termine ultimo entro cui apporre “almeno una volta all’anno” la firma digitale e la marca temporale è individuato nello stesso termine in cui operano le norme in materia di conservazione sostitutiva, ovvero entro tre mesi dai termini ultimi di presentazione delle relative dichiarazioni annuali. L’Agenzia delle entrate (Risoluzione n.46/E del 10 aprile 2017) ha chiarito che ″il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto″.
I controlli delle autorità
I documenti informatici devono essere resi leggibili a richiesta disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione potranno essere esibiti per via telematica. In caso di servizio in outsourcing, il luogo conservazione coincide con la sede operativa dell’outsourcer. Se il contribuente dichiara che i documenti sono conservati sostitutivamente a norma devono essere resi leggibili su pc nella sede del contribuente e/o del tenutario scritture. Come ricordato sopra, la comunicazione AA7 o AA9 è da effettuarsi solo con riferimento alle fatture detenute all’estero ai sensi della Risoluzione agenzia delle Entrate n.81/E del 25/9/2015.
La verifica del contenuto di un sistema di conservazione è svolta, a campione, sull’archivio informatico con riferimento a:
ordine cronologico dei documenti conservati,
obbligo di omogeneità di conservazione per tipologia documenti,
presenza delle funzioni di ricerca logica,
garanzie richieste per l’esibizione all’amministrazione finanziaria.
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono memorizzati su qualsiasi supporto, purchè siano:
leggibili nel tempo,
in ordine cronologico e senza soluzione di continuità,
possibile usare funzioni di ricerca e di estrazione,
controllo sull’osservanza della tempistica,
acquisizione del manuale della conservazione obbligatorio,
verifica tipologia dei documenti portati in conservazione
individuazione indici di ricerca per tipologie di documenti
verifica della conformità fra impronta inviata all’agenzia e quella, riscontrata in sede di accesso,
verifica sull’intervento del pubblico ufficiale,
verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte per legge,
verifica a campione sulla leggibilità dei documenti.
